Die Bewältigung des Aktenanfalls ist eine Frage der Ordnung. Je mehr Papier anfällt, desto bedeutungsvoller ist die Ordnung. Nur in einer geordneten Ablage ist ein Zurechtfinden und das schnelle Wiederauffinden von Akten möglich.
Das Ordnen darf allerdings nicht überspitzt werden. Geordnet wird nur soweit nötig, d. h., soweit ein Nutzen herausschaut. Was weiter geht, ist Selbstzweck und muss als unproduktiv, unzweckmässig und unwirtschaftlich bezeichnet werden.
Die Verschiedenartigkeit in Form, Inhalt und Zweckbestimmung der Dokumente bestimmt auch die Mannigfaltigkeit der Ordnungs- und Aufbewahrungsverfahren. Von der einfachsten chronologischen Ordnung bis zum komplizierten Ablagesystem bestehen viele Möglichkeiten.
Auch die Zahl der Ordnungsmittel ist sehr gross. Es besteht durchaus die Möglichkeit, Ablagemittel individuell und entsprechend den eigenen Bedürfnissen auszuwählen.
Mit den nachfolgenden Ausführungen möchten wir vorerst einige grundsätzliche Aspekte der Aktenablage aufzeigen. Sie bilden die Grundlage für die Lösung konkreter Aufgaben. In einem zweiten Teil werden Möglichkeiten der Aktenordnung auf einem Forstamt erörtert. Wir wollen keine Rezepte geben. Der Einzelne soll aber angeregt werden, auf Grund der konkreten Angaben eigene Lösungen zu finden. Noch zweckmässiger erachten wir die Regelung innerhalb einer Forstorganisation. Generelle Ordnung und allgemeine Grundsätze (z. B. Aufbewahrungsfrist), welche es dem Individualisten erlauben, nach seinen Vorstellungen die detaillierte Gliederung vorzunehmen und auszubauen, entsprechen wohl dem Wesen unseres Forstdienstes am besten. Bei der Aktenablage verhält es sich ähnlich wie bei den meisten administrativen Organisationsfragen im Forstwesen: sie sind noch recht wenig untersucht; vielfach hat man sich irgendwie geholfen, und die Sache wird so gut es geht erledigt. Wenn es gelingt, die Bedeutung der administrativen forstlichen Arbeit hervorzuheben, so ist ein weiterer Zweck erreicht.